Một trường - Nhiều điểm trường: Thay đổi cách quản trị để vận hành hiệu quả

Thực tế đó đặt ra một yêu cầu không chỉ về tổ chức lại mạng lưới, mà còn về cách nhà trường vận hành sau sắp xếp. Một trường có thể có nhiều điểm trường, đội ngũ được bố trí lại, nguồn lực cần được điều phối trên phạm vi rộng hơn. Nếu cách quản lý vẫn chủ yếu theo từng điểm trường, công việc dễ bị chia nhỏ, việc điều hành có thể tiếp tục tập trung vào người đứng đầu, trong khi nguồn lực và thông tin chưa được kết nối thành một chỉnh thể.

Sắp xếp lại trường, lớp mới là bước đầu. Điều quan trọng hơn là làm thế nào để nhà trường vận hành thống nhất, linh hoạt và hiệu quả hơn sau sắp xếp. Đây cũng là lúc các cơ sở giáo dục mầm non cần nhìn lại cách quản lý, điều hành và từng bước đổi mới phương thức quản lý theo tư duy quản trị hệ thống - trong đó một trường, dù có nhiều điểm trường, vẫn được tổ chức và vận hành như một hệ thống thống nhất, với mục tiêu chung, trách nhiệm rõ ràng, nguồn lực được điều phối hợp lý và chất lượng được bảo đảm ở mọi điểm trường.

Ở nhiều cơ sở giáo dục mầm non, một trường có thể có nhiều điểm trường; đội ngũ được bố trí lại; trẻ em, nhóm lớp và điều kiện cơ sở vật chất ở mỗi địa điểm có những đặc điểm khác nhau. Có nơi thuận lợi về cơ sở vật chất và đội ngũ, nhưng cũng có nơi còn khó khăn, khoảng cách địa lý xa, việc đi lại và tổ chức các hoạt động còn nhiều trở ngại.

Thực tế đó đặt ra một câu hỏi rất gần với công việc hằng ngày của mỗi cán bộ quản lý: Khi quy mô nhà trường đã thay đổi, liệu cách chúng ta tổ chức và điều hành nhà trường có cần thay đổi theo? Nếu một trường có nhiều điểm trường nhưng mỗi điểm vẫn được vận hành gần như một đơn vị riêng; việc gì cũng tập trung về hiệu trưởng; đội ngũ chỉ quen với phạm vi điểm trường mình; nguồn lực được chia nhỏ; thông tin giữa các điểm chưa được kết nối đầy đủ..., thì dù tổ chức bộ máy đã được sắp xếp lại, cách vận hành thực chất vẫn chưa thay đổi. Vì vậy, sau sắp xếp, vấn đề không chỉ là "sắp xếp trường như thế nào", mà quan trọng hơn là “vận hành nhà trường như thế nào để hiệu quả hơn?”

Đây cũng là lúc các cơ sở giáo dục mầm non cần nhìn lại cách quản lý, điều hành của mình và từng bước chuyển sang tư duy quản trị hệ thống: nhìn nhà trường như một chỉnh thể thống nhất, tổ chức nguồn lực trên toàn trường, phân công rõ trách nhiệm và quyền hạn, thống nhất những yêu cầu cốt lõi về chuyên môn, đồng thời linh hoạt trong cách tổ chức phù hợp với từng điểm trường. Nói một cách gần gũi: một trường có thể nhiều điểm trường, nhưng không thể có nhiều cách quản lý tách rời nhau.

Điểm thay đổi đầu tiên nằm ở cách nhìn.

Một trường có thể có nhiều điểm trường, ở nhiều địa bàn khác nhau, với điều kiện cơ sở vật chất, số lượng trẻ, đội ngũ và đặc điểm dân cư khác nhau. Nhưng về bản chất, đó vẫn là một nhà trường, cùng thực hiện một mục tiêu giáo dục và cùng chịu trách nhiệm về chất lượng chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục trẻ.

Điều này đòi hỏi người đứng đầu không chỉ nhìn vào từng điểm trường để giải quyết từng công việc, mà phải nhìn được toàn bộ hệ thống: điểm nào đang thiếu người, nơi nào có khó khăn, nguồn lực nào có thể điều phối, nhiệm vụ nào cần thống nhất, việc gì có thể giao cho cơ sở chủ động thực hiện.

Thống nhất không có nghĩa là mọi điểm trường phải làm mọi việc giống nhau. Điều cần thống nhất là mục tiêu, yêu cầu cốt lõi, nguyên tắc chuyên môn, trách nhiệm và chuẩn mực an toàn. Còn cách tổ chức thực hiện có thể linh hoạt theo điều kiện thực tế của từng điểm trường.

Khi cách nhìn thay đổi, cách phân công công việc cũng phải thay đổi.

Từ “hiệu trưởng quyết định mọi việc” đến phân công rõ người, rõ quyền, rõ trách nhiệm

Ở một trường có nhiều điểm trường, nếu mọi việc đều tập trung về hiệu trưởng thì rất dễ xảy ra tình trạng người đứng đầu trở thành “nút thắt” của cả hệ thống. Việc gì cũng chờ xin ý kiến, việc nhỏ cũng phải báo cáo, trong khi những người trực tiếp phụ trách lại chưa được trao đủ quyền để xử lý.

Quản trị hiệu quả không phải là hiệu trưởng làm nhiều hơn, mà là tổ chức để mỗi người thực hiện đúng phần việc và trách nhiệm của mình. Những nhiệm vụ cần thống nhất ở cấp trường phải được thống nhất. Những việc có thể giao cho phó hiệu trưởng, tổ chuyên môn hoặc người phụ trách điểm trường thì cần được phân công cụ thể, gắn với quyền hạn tương ứng.

Quan trọng hơn, phân công không chỉ dừng ở việc “ai làm việc gì”, mà phải trả lời được bốn câu hỏi: Ai chịu trách nhiệm? Được quyết định đến đâu? Phối hợp với ai? Kết quả được kiểm tra như thế nào?

Khi những điều này rõ ràng, công việc sẽ được giải quyết gần nơi phát sinh hơn, nhanh hơn và chủ động hơn; đồng thời hiệu trưởng có điều kiện tập trung vào những vấn đề lớn của toàn trường thay vì xử lý từng việc vụn. Phân quyền để công việc được giải quyết chủ động hơn, không phải để người đứng đầu buông trách nhiệm. Từ đó, một yêu cầu khác cũng trở nên quan trọng: dù có nhiều điểm trường, chuyên môn không thể bị chia cắt theo địa bàn.

Một trường - một định hướng chuyên môn

Mỗi điểm trường có thể có cách tổ chức phù hợp với điều kiện của mình, nhưng không nên hình thành những “cách hiểu riêng” về chương trình, hồ sơ, tổ chức hoạt động giáo dục hay yêu cầu bảo đảm an toàn cho trẻ. Nhà trường cần có một định hướng chuyên môn thống nhất, trong đó tổ chuyên môn và cán bộ quản lý giữ vai trò kết nối, hỗ trợ và điều chỉnh cách thực hiện giữa các điểm trường.

Thống nhất định hướng chuyên môn - linh hoạt cách tổ chức phù hợp với điều kiện thực tế.

Điều quan trọng không phải là yêu cầu tất cả giáo viên làm giống nhau từng bước, mà là bảo đảm mọi hoạt động đều hướng đến cùng những yêu cầu cốt lõi của chương trình và nhu cầu phát triển của trẻ. Nói cách khác, chuyên môn cần thống nhất về đích đến nhưng linh hoạt về cách đi. Điểm trường ở khu vực đông trẻ có thể cần cách tổ chức khác với điểm trường ít trẻ; nơi có điều kiện cơ sở vật chất thuận lợi có thể có cách triển khai khác nơi còn khó khăn. Sự khác nhau đó không phải là vấn đề, nếu nhà trường vẫn kiểm soát được những yêu cầu cốt lõi về chất lượng và an toàn. Muốn làm được như vậy, đội ngũ cũng cần được nhìn nhận lại.

Đội ngũ không phải là những “đơn vị riêng lẻ” của từng điểm trường

Mỗi thành viên là một nguồn lực của cả nhà trường

Sau sắp xếp, việc bố trí giáo viên, nhân viên cần được nhìn trên tổng thể nguồn nhân lực của nhà trường, thay vì chỉ tính toán trong phạm vi từng điểm trường. Có nơi thừa, nơi thiếu; có thời điểm công việc tăng cao, có thời điểm giảm xuống. Nếu nguồn nhân lực bị “đóng khung” theo từng điểm trường, nhà trường sẽ khó điều phối và sử dụng hiệu quả đội ngũ.

Vì vậy, hiệu trưởng cần nắm chắc năng lực, vị trí việc làm, nhiệm vụ và điều kiện thực tế của từng thành viên để bố trí phù hợp; đồng thời tạo cơ chế phối hợp, hỗ trợ và chia sẻ chuyên môn giữa các điểm trường.

Một giáo viên không chỉ thuộc về một điểm trường; mỗi thành viên là một nguồn lực của cả nhà trường. Khi đã nhìn đội ngũ theo hệ thống thì tài sản, thiết bị và các nguồn lực khác cũng cần được nhìn theo cách tương tự.

Nguồn lực phải được quản trị như nguồn lực chung của nhà trường

Thiết bị, đồ dùng, đồ chơi, học liệu, phòng học, khu vui chơi, kinh phí và các nguồn lực khác cần được quản lý trên tổng thể nhà trường. Không nên để xảy ra tình trạng nơi thừa nhưng không sử dụng hết, nơi thiếu lại không được hỗ trợ kịp thời chỉ vì nguồn lực đang được nhìn nhận theo từng điểm trường.

Quản trị nguồn lực không có nghĩa là chia đều. Công bằng không phải lúc nào cũng là chia bằng nhau, mà là phân bổ phù hợp với nhu cầu và mục tiêu chất lượng. Điểm trường có nhiều trẻ, điều kiện khó khăn hoặc đang phát sinh nhu cầu cấp thiết có thể cần được ưu tiên nguồn lực nhiều hơn. Ngược lại, những nguồn lực chưa sử dụng hết ở một nơi cần được tính đến khi nhà trường cân đối cho toàn hệ thống. Cùng với con người và nguồn lực, có một yếu tố ngày càng quan trọng đối với quản trị nhà trường: dữ liệu.

Quản trị tốt phải dựa trên thông tin đúng và kịp thời

Một nhà trường có nhiều điểm trường sẽ rất khó điều hành hiệu quả nếu thông tin vẫn rời rạc, chậm cập nhật hoặc mỗi nơi sử dụng một cách khác nhau.

Hiệu trưởng cần có được bức tranh tương đối đầy đủ về toàn trường: số trẻ, nhóm lớp, đội ngũ, tình hình chuyên cần, bán trú, cơ sở vật chất, an toàn trường học, các vấn đề phát sinh và những nhiệm vụ đang được thực hiện.

Dữ liệu không phải để làm thêm hồ sơ. Dữ liệu phải giúp người quản lý nhìn thấy vấn đề sớm hơn và quyết định chính xác hơn. 

Nếu số liệu cho thấy một điểm trường thường xuyên thiếu giáo viên, đó phải là căn cứ để điều phối.

Nếu một nhóm lớp có vấn đề về chuyên cần, đó phải là tín hiệu để tìm nguyên nhân.

Nếu thiết bị ở một nơi ít được sử dụng nhưng nơi khác đang thiếu, dữ liệu phải giúp nhà trường có phương án điều chỉnh.

Khi thông tin được kết nối, việc quản lý sẽ bớt phụ thuộc vào cảm nhận và xử lý tình huống bị động. Đến đây, điều quan trọng nhất cần nhớ là: một trường có nhiều điểm trường không có nghĩa là có nhiều “nhà trường nhỏ” cùng tồn tại. Đó phải là một hệ thống thống nhất, được tổ chức linh hoạt để phù hợp với từng địa bàn.

Đừng bắt đầu bằng việc làm thêm hồ sơ, hãy tìm đúng chỗ đang "nghẽn" và tháo đúng chỗ đó

Đổi mới quản trị không có nghĩa là tạo thêm thật nhiều biểu mẫu, cuộc họp hay báo cáo. Nếu sau sắp xếp, cán bộ quản lý cảm thấy công việc nhiều hơn, họp nhiều hơn, báo cáo nhiều hơn nhưng những vấn đề cũ vẫn còn nguyên thì đó chưa phải là đổi mới quản trị. Điều cần làm trước hết là nhìn lại cách nhà trường đang vận hành: Việc gì đang bị chồng chéo? Việc gì đang phải chờ quá lâu? Quyết định nào đáng lẽ có thể giải quyết ở cấp gần nhất? Nguồn lực nào đang sử dụng chưa hiệu quả? Thông tin nào người quản lý đang thiếu? Điểm trường nào cần được hỗ trợ nhiều hơn?

Từ những câu hỏi đó, nhà trường có thể bắt đầu điều chỉnh từng bước: rà soát lại phân công; xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn; thống nhất những yêu cầu chuyên môn cốt lõi; xây dựng cơ chế phối hợp giữa các điểm trường; điều phối đội ngũ và nguồn lực trên toàn trường; đồng thời sử dụng dữ liệu để theo dõi và ra quyết định.

Không nhất thiết phải thay đổi tất cả cùng một lúc.

Hãy tìm đúng chỗ đang "nghẽn" và tháo đúng chỗ đó.

Một thay đổi nhỏ nhưng đúng chỗ có thể giúp cả hệ thống vận hành nhẹ hơn rất nhiều.

Điều cuối cùng không thay đổi: mọi quyết định đều phải quay về với trẻ

Sắp xếp trường, lớp có thể làm thay đổi địa điểm làm việc, cách phân công, quy mô nhà trường và phương thức điều hành. Nhưng mục tiêu cuối cùng của nhà trường không thay đổi. Quản trị tốt hơn không phải để bộ máy vận hành đẹp hơn trên giấy, mà để giáo viên có điều kiện làm việc tốt hơn, cán bộ quản lý có thời gian tập trung vào những việc quan trọng hơn, nguồn lực được sử dụng đúng hơn và trẻ được chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục, bảo đảm an toàn tốt hơn.

Có thể ghi nhớ bằng những điều rất đơn giản:

Một trường - một hệ thống.

Một mục tiêu - một yêu cầu cốt lõi - nhiều cách tổ chức phù hợp.

Rõ người - rõ việc - rõ quyền - rõ trách nhiệm.

Một nguồn lực - một dữ liệu - một chuẩn chất lượng.

Và trên hết: Mọi quyết định cuối cùng đều hướng đến trẻ.

Sắp xếp không phải là điểm kết thúc. Đó là điểm bắt đầu để mỗi cơ sở giáo dục mầm non nhìn lại cách mình đang vận hành, mạnh dạn bỏ những cách làm không còn phù hợp và xây dựng một phương thức quản lý, điều hành khoa học hơn, chủ động hơn, linh hoạt hơn.

Một trường có thể nhiều điểm trường. Một hệ thống có thể có nhiều cách tổ chức. Nhưng ở đâu cũng phải có một điều không thay đổi: trẻ được chăm sóc, nuôi dưỡng, giáo dục và bảo đảm an toàn tốt nhất trong điều kiện thực tế của mình./.

 Bài, ảnh: Lê Thanh Vân